10 consejos para mantener organizado un nuevo almacén

Empezar un negocio que depende del almacenamiento puede ser difícil, sobre todo si no se tiene mucha experiencia en la gestión de almacenes. Si quiere servir a sus clientes con rapidez y eficacia, necesitará un buen sistema de organización. Pero con la posibilidad de tener que controlar miles de artículos, contratar a docenas de personas y crear sistemas completos desde cero, ¿Cómo puede hacerlo?

Cómo mantener organizado un nuevo almacén

Cada almacén va a funcionar de forma un poco diferente, y usted podrá ejercer un control total sobre cómo quiere que funcione su negocio. Dicho esto, hay algunos consejos estándar que casi cualquier empresario puede utilizar para hacer su almacén más limpio, más seguro y más eficiente a través de mejores prácticas de organización:

  1. Cree una estructura organizativa «maestra». ¿Dónde va a guardar cada categoría de artículos? ¿Cómo se van a definir esas categorías? Cuanto más intuitivo sea este sistema, mejor, pero es aún más importante mantener la coherencia de este sistema, para que sus empleados sepan siempre dónde están las cosas.
  2. Aproveche el espacio en 3D. Al planificar su almacén, pensará naturalmente en términos de espacio horizontal, pero también es importante aprovechar el espacio vertical. Apilar los artículos y aprovechar al máximo el espacio tridimensional hará que se desperdicie menos espacio y le permitirá almacenar más.
  3. Elimine el desorden con regularidad. Con el tiempo, los almacenes acumulan desorden de la misma manera que las casas. Los equipos desatendidos, los residuos desechados y otros elementos pueden obstaculizar el funcionamiento eficaz de su almacén y perturbar por completo su sistema de organización. Haga un punto para limpiar el desorden al final de cada día.
  4. Empaque correctamente. El embalaje de los artículos en los almacenes puede afectar a su eficiencia de múltiples maneras. Embalar «mal» puede hacer que los artículos ocupen más espacio y cueste más tiempo a los empleados. Intente embalar de forma ajustada y consistente, sea cual sea el lugar en el que almacene los artículos.
  5. Etiquete de forma consistente y mantenga las etiquetas fuera. Según Energy Electronics, «cuando algunos artículos no pueden escanearse durante un control de inventario, hay que contarlos y añadirlos a su sistema manualmente. En el mejor de los casos, esto lleva un tiempo extra, pero obtendrá un recuento preciso. En el peor de los casos, los artículos sin código de barras acaban sin ser contados. Esto afecta negativamente a los resultados de su inventario». Todos los artículos de su almacén deben estar claramente etiquetados con un código de barras escaneable, y esas etiquetas deben estar orientadas hacia fuera en todo momento para que sean fáciles de escanear.
  6. Rote los puestos en función de la demanda estacional. Si bien es importante la coherencia en la distribución de su almacén, también puede ser una buena idea rotar o cambiar temporalmente esas posiciones para adaptarse a la demanda estacional. Por supuesto, no todos los almacenes necesitarán hacer esto.
  7. Optimice el tiempo de desplazamiento. Sus estructuras organizativas deben tener en cuenta el tiempo de desplazamiento de los empleados. Agrupe los artículos y almacénelos en lugares accesibles para reducir el tiempo que se tarda en almacenar los artículos, recoger los pedidos y completar los recuentos.
  8. Automatice todo lo que pueda. La tecnología puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y la capacidad operativa de su almacén. Intenta automatizar todo lo que puedas, desde el procesamiento de las devoluciones hasta la gestión de las entregas.
  9. Forme bien a sus empleados. Su sistema organizativo es tan bueno como los empleados encargados de mantenerlo. Si forma bien a sus empleados, seguirán las normas con confianza, se adherirán a su sistema organizativo e incluso ofrecerán nuevas ideas propias para mejorar la eficiencia de la organización. De lo contrario, sus empleados serán inconsistentes en el mejor de los casos – y posiblemente trabajen de manera insegura.
  10. Dé prioridad a la seguridad de los trabajadores. En línea con lo anterior, es vital que su empresa dé prioridad a la seguridad de los trabajadores. Asegúrese de formar adecuadamente a los empleados sobre las normas de seguridad, incluya avisos cuando sea necesario y facilite la realización de acciones potencialmente arriesgadas (como subir a la estantería superior) de forma segura.

Perfeccionar su almacén

No va a dominar el arte de la gestión de almacenes en su primer intento. Preste atención a las métricas de eficiencia, recoja las opiniones de sus empleados y hable con otros propietarios de almacenes para obtener ideas sobre lo que está haciendo mal, y qué medidas puede tomar para mejorar su trabajo.

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